Wissen,
zentral.
KI-Wissensdatenbank für den Geschäftsbereich Personal — Kopfmonopole auflösen, Schnittstellen verbinden, Wissen 24/7 verfügbar machen.
Charité — Universitätsmedizin Berlin
KaosMaps · janko@kaosmaps.com
In 50 Minuten alles Wichtige.
Wer wir sind
KaosMaps in 3 Minuten — Ansatz, Kompetenzen, Referenzen.
Ausgangslage & Anforderungen
Unser Verständnis der Charité-Situation · 50+ Anforderungen · 6 Arbeits-Cluster.
Lösungskonzept
Architektur (RAG) · Cluster-Antworten · Infra-Setup bei der Charité · Compliance.
Live-Demo & Business-Case
Referenzsystem live · Mehrwerte quantifiziert · Roadmap nach MVP.
Umsetzung & Zusammenarbeit
Timeline · Mitwirkungspflichten · Reifestand & Referenzen · Kommerzieller Rahmen.
Next Steps & Q&A
Konkrete nächste Schritte · Fragen, Diskussion, offene Punkte.
KI-Lösungen in Wochen statt in Monaten.
KaosMaps baut produktionsreife KI-Systeme für Mittelstand und Verwaltung. Modular, nachvollziehbar, in regulierten Umgebungen betreibbar — mit Fokus auf Wissen, Prozesse und Automatisierung.
Kleine, zusammensetzbare KI-Bausteine — wiederverwendbar über Projekte hinweg.
Retrieval-Augmented Generation, Multi-Source-Search, KI-Agenten auf eigenen Daten.
Wöchentliche Demo, transparentes Backlog, keine Black-Box-Projekte.
NextGen HR Analytics, Arbeitsmarktdaten-Tool, Wissenssysteme für HR-Teams.
Medienbeobachtungs-Tool — automatisierte Auswertung von Presse- und Mediendaten mit KI-gestützter Themenerkennung.
Raven51 SalesCopilot, Cognism-Search-Integration, Pipeline-Intelligenz.
SCORM-Translation-Pipelines, KI-gestützte Didaktik, Wissens-Onboarding.
Wissen hängt an Personen. Nicht am System.
Identifikation von zwei Kernproblemen — adressiert durch ein zentrales, KI-gestütztes Wissenssystem.
01 · Kopfmonopole
Wissen ist personengebunden.
Silo-Wissen pro Team. Kündigung, Rente oder Krankheit = Wissensverlust. Dokumentiertes Wissen ist verteilt, schwer auffindbar, nicht verschlagwortet.
Folge: redundante Arbeit, inkonsistente Qualität, wiederkehrende Rückfragen an dieselben Kolleg:innen.
02 · Schnittstellen
Einstellung ↔ KIS ↔ Betreuung.
Keine gemeinsame Basis für die End-to-End-Kette Einstellung → Onboarding → Betreuung → Offboarding.
Folge: Zusammenarbeit hängt an Personen statt am System — Nacharbeit, vermeidbare Rückfragen, keine 24/7-Erreichbarkeit.
Zielbild
Der GB Personal verfügt über eine zentrale, KI-gestützte Wissensdatenbank, die Prozess- und Erfahrungswissen teamübergreifend bündelt, transparent macht und kontinuierlich weiterentwickelt — HR-Wissen als strategische Ressource der Charité.
Ein Anforderungskatalog, komplett erfasst.
aus 4 Katalog-Dimensionen: Inhalt, Funktion, Design, Risiken
verbindliche Anforderungen, die das MVP erfüllen muss
„Hoch" priorisiert — Kern der Wertschöpfung
wichtige Erweiterungen — Roadmap nach MVP
Inhaltliche Anforderungen
Das Wissen, das gespeichert und durchsuchbar gemacht wird.
- Einstellung · Onboarding · Betreuung · Offboarding
- Tarif · Dienstvereinbarungen · Nebenabreden · BEM
- Stipendiaten · AMZ · Drittmittel · Wiedereinstieg · Aufenthalt
- VBL · eHBA · HBD · Entgelt · Titelabfragen · Qualifikationen
Funktionale & nicht-funktionale Anforderungen
Wie das System sich verhält — plus Design- und Risiko-Leitplanken.
- Chat-UX · Schlagwörter · lösungsorientierte Antworten
- Multi-Source-Suche · Haufe mit Quelle · Versionierung
- 24/7 · schnell · team-/fachbereichsübergreifend
- Charité-CI · ISO-orientiert · Human-in-the-Loop · Rollen-Rechte
Sechs Cluster. Ein System.
Wir haben den Katalog so geordnet, dass jedes Cluster eine klare Lieferung ergibt und sich parallel bearbeiten lässt.
Conversational Layer
- ChatGPT-artige Chat-UX
- Schlagwörter & Stichpunkte
- Lösungsorientierte Antworten
- First-Level-Support
Multi-Source Retrieval
- Teams, Intranet, Handbücher, Infomat
- Haufe-Ergänzung mit Quellenangabe
- Intelligente Verschlagwortung
- Relevanz & Aktualität (Versionierung)
HR-Wissensdomänen
- Tarif, Dienstvereinbarungen, Nebenabreden
- BEM, Arbeitszeit, Arbeitsrecht
- VBL, eHBA, HBD, Entgelt
- Stipendiaten · AMZ · Arbeits- & Aufenthaltserlaubnis
End-to-End HR-Journey
- Einstellung → Onboarding → Betreuung → Offboarding
- Schnittstelle Einstellung / KIS / Betreuung
- Onboarding-ToDos (SAP, VPN, Schlüssel, Ausweis)
- Transparenz Zuständigkeiten
Compliance & Governance
- Rollen-Rechte-Konzept
- Human-in-the-Loop Testschleife
- KI-Compliance / EU AI Act
- ISO 9001 / 27001
Betrieb & Skalierung
- 24/7-Verfügbarkeit
- Team-/Fachbereichsübergreifend
- Wissenssicherung (Offboarding-Interviews)
- Einheitliche News & Updates
Retrieval-Augmented Generation — mit Gedächtnis.
Kein Black-Box-LLM. Antworten basieren auf Charité-eigenen Quellen, sind nachvollziehbar, zitierbar und durchlaufen eine Human-in-the-Loop-Schleife.
Multi-Source Ingest
Teams · Intranet · Handbücher · Infomat · Haufe · Protokolle
Vector + Keyword
Chunking · Embeddings · Versionierung · ACL-Filter
LLM + Retrieval
Hybrid Search · Zitate · Rollen-Rechte · Re-Ranking
Chat-UI & API
Antwort · Quellen · Folgefragen · Feedback
Governance-Layer
Rollen-Rechte-Konzept filtert Quellen und Antworten. Audit-Log jeder Anfrage. Content-Moderation vor Ausgabe.
Human-in-the-Loop
Testschleife für sensible Fragen. Expert-Review für Top-10%-Themen. Kontinuierliche Qualitätsmessung per Feedback.
Wissens-Sync
Inkrementelle Re-Indexierung. Change-Detection. Versionierung. Benachrichtigung bei veralteten Quellen.
Was wir pro Cluster liefern.
C1 · Conversational Layer
Web-basierte Chat-UI in Charité-CI, responsive, barrierefrei (WCAG). Streaming-Antworten, Quellenzitate, Folgefragen-Vorschläge, Feedback-Buttons, Export als PDF.
C2 · Multi-Source Retrieval
Konnektoren zu Teams, SharePoint/Intranet, Dateiablagen, Infomat. Haufe-API mit Quellenkennzeichnung. Hybride Suche (semantisch + Keyword) mit automatischer Verschlagwortung.
C3 · HR-Wissensdomänen
Domänen-spezifische Prompts und Retrieval-Profile pro Thema (Tarif, BEM, VBL etc.). Haftungssensible Themen werden automatisch mit Disclaimer + Quelle ausgeliefert.
C4 · End-to-End HR-Journey
Prozess-Playbooks (Einstellung → Onboarding → Betreuung → Offboarding) als interaktive Checklisten. Zuständigkeits-Graph. Schnittstellen-Dokumentation (Einstellung/KIS/Betreuung).
C5 · Compliance & Governance
RBAC mit Active-Directory-Anbindung. Audit-Log pro Anfrage. Review-Queue für Experten. DSGVO- & KI-VO-Dokumentation. On-Premise oder EU-DSGVO-Hosting.
C6 · Betrieb & Skalierung
24/7-SLA, Monitoring-Dashboard, automatische Ingest-Pipelines mit Change-Detection. Admin-Oberfläche für Freigaben, Versionen, News & Updates.
Die Infrastruktur setzen wir bei euch auf.
Infrastructure-Setup in der Charité-Umgebung ist ein eigenständiger, buchbarer Leistungsbaustein — vom Deployment über Security-Hardening bis zur Übergabedokumentation. Keine SaaS-Black-Box: die Charité behält Datenhoheit, Zugriff und Betrieb.
Deployment in Charité-Umgebung
- Ziel-Plattform: Charité-RZ oder EU-Cloud (mit AVV)
- Docker / Kubernetes-Setup
- Netzwerk- & TLS-Hardening · Firewall-Regeln
- Secrets-Management & Key-Rotation
- Postgres + pgvector · hybride Suche
- LLM-Anbindung (Mistral EU / Azure EU / on-prem optional)
Anbindung an Charité-Systeme
- SSO via Entra ID / AD-Gruppen
- Konnektoren: Teams · SharePoint · Intranet
- Haufe-API mit Quellenkennzeichnung
- Infomat · Fileshares (SMB) · Protokolle
- Optional: Confluence · SAP (Read-Only)
- Rollen-Rechte-Mapping aus AD
Produktivbetrieb sauber übergeben
- Monitoring: Prometheus · Grafana · Sentry
- Audit-Log in Postgres · OpenTelemetry
- Backup 3-2-1 · Disaster-Recovery-Plan
- Runbook & Übergabedokumentation
- Betriebs-Schulung für Charité-IT
- SLA-Modell für Managed-Betrieb (optional)
Was das für die Charité heißt. Ihr bekommt am Ende ein auf eurer Infrastruktur laufendes, vollständig dokumentiertes System — inklusive Betriebs-Runbook. Wahlweise übernehmt ihr den Betrieb selbst, oder wir fahren ihn als Managed Service weiter.
Zertifizierungsorientiert — ab Tag 1.
Wir orientieren unsere Prozesse bereits heute an den Anforderungen eines strukturierten Qualitäts- und Informationssicherheitsmanagementsystems. Die externe Zertifizierung nach ISO 9001 und ISO/IEC 27001 ist vorbereitet — als verbindliche Roadmap innerhalb 12 Monaten.
Phase 1 · Heute operativ belastbar
ProjektstartBereits umgesetzt & projektverbindlich — strukturiert, sicher, auditierbar.
- Dokumentierte Prozesse & Verantwortlichkeiten
- Rollen-Rechte-Konzept (Entra ID / AD)
- Secure-Development & Change-Prozess
- Risikoanalyse & definierte Schutzmaßnahmen
- Logging · Incident Handling · Backup / Restore
- DSGVO · TOMs · AVV · Löschkonzept · Supportzugriffe
- QM im Delivery: Freigaben, Abnahmen, Lessons Learned
Phase 2 · Formale externe Zertifizierung
innerhalb 12 MonatenVerbindliche Roadmap — ISO 9001 (QMS) + ISO/IEC 27001 (ISMS).
- Finalisierung des formalen Managementsystems
- Interne Audits & Management-Review
- Schließen identifizierter Lücken
- Vorbereitung & Durchführung externes Audit
- Vorlage der Zertifikate nach Abschluss
- Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
- Kunde erhält Nachweise unmittelbar nach Erteilung
DSGVO & BDSG
VVT · AVV · Datenminimierung · Löschkonzept · Betroffenenrechte.
EU AI Act / KI-VO
Risikoklasse dokumentiert · Transparenz-Hinweis · Human Oversight.
Betrieb in Charité-Infrastruktur
Hosting, Zugriff, Datenhaltung klar abgegrenzt — keine Doppel-Infrastruktur.
Was wir heute schon live zeigen können.
Live-Demo starten
Referenzsystem einer KI-Wissensdatenbank
— aus einem vergleichbaren HR-Kontext —
Worauf Sie achten sollten
Multi-Source-Suche in AktionIntranet, Handbücher & Tarif in einer Antwort
Quellen-ZitateJede Aussage mit klickbarer Quelle und Datum
Rollen-Rechte in Live-WirkungEin Dokument, zwei Nutzer, zwei Sichten
Versionierung & Aktualität„Stand vom 12.03." — oder Hinweis, wenn veraltet
Feedback-SchleifeNutzer-Feedback fließt zurück ins System
Der messbare Unterschied.
„Wo finde ich…" wird vom Minutenthema zur Sekundenantwort.
Routine-Fragen werden direkt beantwortet — ohne Kolleg:innen-Weitergabe.
Auch außerhalb der Kernarbeitszeiten — inklusive Schicht- und Wochenend-Zugriff.
Operativ — jeden Tag spürbar
- Einarbeitung neuer Kolleg:innen beschleunigt
- Keine redundanten Arbeiten, weniger Inkonsistenzen
- Einheitliche Antworten — unabhängig von Wochentag & Person
- Schnittstellen Einstellung/KIS/Betreuung synchronisiert
Strategisch — was das für die Charité heißt
- Kopfmonopole aufgelöst — Wissen ist institutionell
- HR als Daten-Asset, nicht als Abteilungsblack-box
- Rechtssicherheit & Revisionsfähigkeit durch Zitate
- Blueprint für weitere Bereiche (Pflege, Verwaltung, Finanzen)
Das MVP ist die Basis. Nicht das Ende.
Sobald die Wissensbasis steht, werden die folgenden Features zu Roadmap-Kandidaten — je nach Nutzungsdaten und Priorisierung durch die Charité.
Voice-Interface
Freisprechen am Arbeitsplatz — für Schicht- und Klinikkontexte, in denen die Hände anders gebunden sind.
Proaktive Benachrichtigungen
„Deine Fristen zum Wiedereinstieg laufen in 14 Tagen ab" — statt dass Wissen nur abgefragt wird.
Mehrsprachigkeit
EN/TR/AR/UK für Stipendiaten und internationale Mitarbeitende — Charité als internationaler Arbeitgeber.
Analytics-Dashboard
Welche Themen werden am häufigsten gefragt? Wo sind Wissenslücken? → Input für SOP-Verbesserung.
Meeting-Wissen
Automatische Extraktion von Beschlüssen aus Teams-Meeting-Transkripten — verlinkt zum Protokoll.
Offboarding-Interview
Strukturiertes KI-Interview mit Ausscheidenden — Spezialwissen wird extrahiert, bevor es verloren geht.
Formular-Generator
Aus einer Frage wird automatisch der passende Antrag vorausgefüllt — inkl. Workflow zur Freigabe.
SAP / Fach-Integration
Read-only-Anbindung an SAP HCM: Personalstammdaten-Kontext verbessert Antwortqualität.
Mobile App (PWA)
Wissenszugang unterwegs — besonders relevant für Führungskräfte und mobile Teams.
In 5–6 Monaten zum Produktivsystem.
Sprint-basiert, alle 2 Wochen eine Demo. Nach 8 Wochen steht ein erster nutzbarer Pilot.
Discovery & Infra-Setup
- Stakeholder-Interviews (GB Personal)
- Quellen- & Rechte-Inventur
- Plattform-Entscheidung mit Charité-IT
- Infra-Aufbau bei Charité (K8s/Docker, DB, Monitoring)
- Compliance-Setup (DSGVO/KI-VO)
MVP / Pilot
- SSO (Entra ID) & Konnektoren live
- C1 Chat-UI + C2 Retrieval produktiv
- 3 Wissensdomänen (C3) indexiert
- Pilot mit 15–25 Nutzer:innen
- Human-in-the-Loop aktiv
Rollout GB Personal
- Alle C3-Domänen produktiv
- End-to-End-Journey (C4)
- Schulungen & Kommunikation
- Pen-Test & Audit-Review (ISMS)
- Go-Live für GB Personal
Betrieb & Evolution
- SLA-Betrieb (C6)
- Analytics-basierte Content-Pflege
- Roadmap-Features aus Ausblick
- Blueprint für weitere Bereiche
Ein Projekt — zwei Seiten am Tisch.
Ein Wissenssystem bildet Wissen ab. Dafür brauchen wir Zugang zu Menschen, Dokumenten und Systemen. Transparenz hier = realistische Timeline.
Menschen
- Projekt-Lead auf Charité-Seite (0,5–1 Tag/Woche)
- Fach-SMEs pro Wissensdomäne für Interviews & Reviews
- Pilot-Gruppe von 15–25 Mitarbeitenden für Feedback
- Freigabe-Verantwortliche (Betriebsrat, Datenschutz, IT-Sicherheit)
Inhalte
- Zugang zum Infomat, Intranet-Seiten des GB Personal
- Handbücher, SOPs, Prozessbeschreibungen, Protokolle
- Tarifverträge, Dienstvereinbarungen, Nebenabreden (Rahmen)
- Formular-Bibliothek & aktuelle Versionen
Systeme & IT
- SSO-Integration (Entra ID / AD)
- API-Zugänge (Teams/Graph, SharePoint, Haufe)
- Freigabeprozess für neue Dienste
- Netzwerk- & Hosting-Rahmenbedingungen
Governance
- Datenschutz-Folgenabschätzung (gemeinsam)
- Betriebsrat-Einbindung (früh, nicht am Ende)
- IT-Sicherheits-Review vor Pilot & Go-Live
- KI-Governance-Einordnung (EU AI Act)
Operativ belastbar — extern bestätigt folgt.
Für den Projektstart weisen wir die bereits etablierten organisatorischen, technischen und prozessualen Maßnahmen transparent nach. Die formale ISO-Zertifizierung reichen wir innerhalb von 12 Monaten nach.
ISO 9001 · ausgerichtet
QM im Delivery: Freigaben, Abnahmen, Lessons Learned — zertifizierungsorientiert aufgebaut.
ISO/IEC 27001 · ausgerichtet
ISMS-kompatible Prozesse, TOMs, Risikomanagement — Roadmap 12 Monate.
DSGVO / BDSG
AVV-Template, VVT-konform, Löschkonzept, Betroffenenrechte operativ umgesetzt.
EU AI Act
Compliance-Framework für Hochrisiko- & Transparenzpflichten anwendbar.
Zertifizierungs-Roadmap. Finalisierung Managementsystem → interne Audits & Management-Review → Lückenschließung → externes Zertifizierungsverfahren → Vorlage der Zertifikate nach Abschluss. Ziel: innerhalb 12 Monaten nachweisbar.
Referenzen aus vergleichbaren Projekten
NextGen HR Analytics
KI-gestützte HR-Auswertung mit DSGVO-konformem Setup.
Raven51 SalesCopilot
Wissens- & Kontext-Assistent für Vertriebsteams.
SCORM Translation Pipeline
Produktionsnahes KI-System für E-Learning-Lokalisierung.
Transparent. Sprint-basiert. Im Backlog steuerbar.
Kein Monolith-Festpreis. Wir arbeiten in 2-Wochen-Sprints mit priorisiertem Backlog — die Charité sieht jeden Sprint, was geliefert wurde, und steuert Priorität und Scope.
Fixpreis — klarer Scope, klare Lieferung: Architektur, Rechte-Konzept, Backlog.
Sprint-basiert (T&M oder Sprint-Fixpreis) — Scope pro Sprint, Demo jedes Ende.
Monatliches Service-Modell — Hosting, Updates, Weiterentwicklung.
Was im Angebot steckt
- Komplettes Infrastructure-Setup bei der Charité (Aufbau · Integration · Übergabe)
- Priorisiertes Backlog mit allen 54 Anforderungen
- Story-Points & Aufwandsschätzung pro Cluster
- Liefer-Commitment pro Sprint · Runbook & Übergabe-Doku
- Alle Drittanbieter-Lizenzen transparent ausgewiesen
Warum Sprint > Festpreis
- Änderungen sind willkommen, nicht teuer
- Charité steuert Priorität jede zweite Woche
- Kein „Big-Bang"-Risiko, Nutzen ab Sprint 3
- Frühes Ausstiegs-Fenster nach Discovery
Machen wir Wissen zur Infrastruktur.
Drei konkrete nächste Schritte — der erste kann heute noch starten.
90 Minuten mit Projekt-Lead, IT und Datenschutz zur Ziel-Ausrichtung.
Stakeholder-Interviews, Quellen-Inventur, priorisiertes Backlog.
Erster nutzbarer KI-Wissensassistent mit 15–25 Pilotnutzer:innen.
Janko Thyson · Geschäftsführer
janko@kaosmaps.com
Sascha Kubak · Geschäftsführer
sascha@kaosmaps.com
Folien als PDF & HTML
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