Wissen,
zentral.
KI-Wissensdatenbank für den Geschäftsbereich Personal — Kopfmonopole auflösen, Schnittstellen verbinden, Wissen 24/7 verfügbar machen.
Charité — Universitätsmedizin Berlin
KaosMaps · janko@kaosmaps.com
In 50 Minuten alles Wichtige.
Wer wir sind
KaosMaps in 3 Minuten — Ansatz, Kompetenzen, Referenzen.
Ausgangslage & Anforderungen
Unser Verständnis der Charité-Situation · 50+ Anforderungen · 6 Arbeits-Cluster.
Lösungskonzept
Architektur (RAG) · Cluster-Antworten · Infra-Setup bei der Charité · Compliance.
Live-Demo & Business-Case
Referenzsystem live · Mehrwerte quantifiziert · Roadmap nach MVP.
Umsetzung & Zusammenarbeit
Timeline · Mitwirkungspflichten · Reifestand & Referenzen · Kommerzieller Rahmen.
Next Steps & Q&A
Konkrete nächste Schritte · Fragen, Diskussion, offene Punkte.
KI-Lösungen in Wochen statt in Monaten.
KaosMaps baut produktionsreife KI-Systeme für Mittelstand und Verwaltung. Modular, nachvollziehbar, in regulierten Umgebungen betreibbar — mit Fokus auf Wissen, Prozesse und Automatisierung.
Kleine, zusammensetzbare KI-Bausteine — wiederverwendbar über Projekte hinweg.
Retrieval-Augmented Generation, Multi-Source-Search, KI-Agenten auf eigenen Daten.
Wöchentliche Demo, transparentes Backlog, keine Black-Box-Projekte.
NextGen HR Analytics, Arbeitsmarktdaten-Tool, Wissenssysteme für HR-Teams.
Medienbeobachtungs-Tool — automatisierte Auswertung von Presse- und Mediendaten mit KI-gestützter Themenerkennung.
Raven51 SalesCopilot, Cognism-Search-Integration, Pipeline-Intelligenz.
SCORM-Translation-Pipelines, KI-gestützte Didaktik, Wissens-Onboarding.
Wissen hängt an Personen. Nicht am System.
Identifikation von zwei Kernproblemen — adressiert durch ein zentrales, KI-gestütztes Wissenssystem.
01 · Kopfmonopole
Wissen ist personengebunden.
Silo-Wissen pro Team. Kündigung, Rente oder Krankheit = Wissensverlust. Dokumentiertes Wissen ist verteilt, schwer auffindbar, nicht verschlagwortet.
Folge: redundante Arbeit, inkonsistente Qualität, wiederkehrende Rückfragen an dieselben Kolleg:innen.
02 · Schnittstellen
Einstellung ↔ KIS ↔ Betreuung.
Keine gemeinsame Basis für die End-to-End-Kette Einstellung → Onboarding → Betreuung → Offboarding.
Folge: Zusammenarbeit hängt an Personen statt am System — Nacharbeit, vermeidbare Rückfragen, keine 24/7-Erreichbarkeit.
Zielbild
Der GB Personal verfügt über eine zentrale, KI-gestützte Wissensdatenbank, die Prozess- und Erfahrungswissen teamübergreifend bündelt, transparent macht und kontinuierlich weiterentwickelt — HR-Wissen als strategische Ressource der Charité.
Ein Anforderungskatalog, komplett erfasst.
aus 4 Katalog-Dimensionen: Inhalt, Funktion, Design, Risiken
verbindliche Anforderungen, die das MVP erfüllen muss
„Hoch" priorisiert — Kern der Wertschöpfung
wichtige Erweiterungen — Roadmap nach MVP
Inhaltliche Anforderungen
Das Wissen, das gespeichert und durchsuchbar gemacht wird.
- Einstellung · Onboarding · Betreuung · Offboarding
- Tarif · Dienstvereinbarungen · Nebenabreden · BEM
- Stipendiaten · AMZ · Drittmittel · Wiedereinstieg · Aufenthalt
- VBL · eHBA · HBD · Entgelt · Titelabfragen · Qualifikationen
Funktionale & nicht-funktionale Anforderungen
Wie das System sich verhält — plus Design- und Risiko-Leitplanken.
- Chat-UX · Schlagwörter · lösungsorientierte Antworten
- Multi-Source-Suche · Haufe mit Quelle · Versionierung
- 24/7 · schnell · team-/fachbereichsübergreifend
- Charité-CI · ISO-orientiert · Human-in-the-Loop · Rollen-Rechte
Sechs Cluster. Ein System.
Wir haben den Katalog so geordnet, dass jedes Cluster eine klare Lieferung ergibt und sich parallel bearbeiten lässt.
Conversational Layer
- ChatGPT-artige Chat-UX
- Schlagwörter & Stichpunkte
- Lösungsorientierte Antworten
- First-Level-Support
Multi-Source Retrieval
- Teams, Intranet, Handbücher, Infomat
- Haufe-Ergänzung mit Quellenangabe
- Intelligente Verschlagwortung
- Relevanz & Aktualität (Versionierung)
HR-Wissensdomänen
- Tarif, Dienstvereinbarungen, Nebenabreden
- BEM, Arbeitszeit, Arbeitsrecht
- VBL, eHBA, HBD, Entgelt
- Stipendiaten · AMZ · Arbeits- & Aufenthaltserlaubnis
End-to-End HR-Journey
- Einstellung → Onboarding → Betreuung → Offboarding
- Schnittstelle Einstellung / KIS / Betreuung
- Onboarding-ToDos (SAP, VPN, Schlüssel, Ausweis)
- Transparenz Zuständigkeiten
Compliance & Governance
- Rollen-Rechte-Konzept
- Human-in-the-Loop Testschleife
- KI-Compliance / EU AI Act
- ISO 9001 / 27001
Betrieb & Skalierung
- 24/7-Verfügbarkeit
- Team-/Fachbereichsübergreifend
- Wissenssicherung (Offboarding-Interviews)
- Einheitliche News & Updates
Retrieval-Augmented Generation — mit Gedächtnis.
Kein Black-Box-LLM. Antworten basieren auf Charité-eigenen Quellen, sind nachvollziehbar, zitierbar und durchlaufen eine Human-in-the-Loop-Schleife.
Multi-Source Ingest
Teams · Intranet · Handbücher · Infomat · Haufe · Protokolle
Vector + Keyword
Chunking · Embeddings · Versionierung · ACL-Filter
LLM + Retrieval
Hybrid Search · Zitate · Rollen-Rechte · Re-Ranking
Chat-UI & API
Antwort · Quellen · Folgefragen · Feedback
Governance-Layer
Rollen-Rechte-Konzept filtert Quellen und Antworten. Audit-Log jeder Anfrage. Content-Moderation vor Ausgabe.
Human-in-the-Loop
Testschleife für sensible Fragen. Expert-Review für Top-10%-Themen. Kontinuierliche Qualitätsmessung per Feedback.
Wissens-Sync
Inkrementelle Re-Indexierung. Change-Detection. Versionierung. Benachrichtigung bei veralteten Quellen.
Was wir pro Cluster liefern.
C1 · Conversational Layer
Web-basierte Chat-UI in Charité-CI, responsive, barrierefrei (WCAG). Streaming-Antworten, Quellenzitate, Folgefragen-Vorschläge, Feedback-Buttons, Export als PDF.
C2 · Multi-Source Retrieval
Konnektoren zu Teams, SharePoint/Intranet, Dateiablagen, Infomat. Haufe-API mit Quellenkennzeichnung. Hybride Suche (semantisch + Keyword) mit automatischer Verschlagwortung.
C3 · HR-Wissensdomänen
Domänen-spezifische Prompts und Retrieval-Profile pro Thema (Tarif, BEM, VBL etc.). Haftungssensible Themen werden automatisch mit Disclaimer + Quelle ausgeliefert.
C4 · End-to-End HR-Journey
Prozess-Playbooks (Einstellung → Onboarding → Betreuung → Offboarding) als interaktive Checklisten. Zuständigkeits-Graph. Schnittstellen-Dokumentation (Einstellung/KIS/Betreuung).
C5 · Compliance & Governance
RBAC mit Active-Directory-Anbindung. Audit-Log pro Anfrage. Review-Queue für Experten. DSGVO- & KI-VO-Dokumentation. On-Premise oder EU-DSGVO-Hosting.
C6 · Betrieb & Skalierung
24/7-SLA, Monitoring-Dashboard, automatische Ingest-Pipelines mit Change-Detection. Admin-Oberfläche für Freigaben, Versionen, News & Updates.
Die Infrastruktur setzen wir bei euch auf.
Infrastructure-Setup in der Charité-Umgebung ist ein eigenständiger, buchbarer Leistungsbaustein — vom Deployment über Security-Hardening bis zur Übergabedokumentation. Keine SaaS-Black-Box: die Charité behält Datenhoheit, Zugriff und Betrieb.
Deployment in Charité-Umgebung
- Ziel-Plattform: Charité-RZ oder EU-Cloud (mit AVV)
- Docker / Kubernetes-Setup
- Netzwerk- & TLS-Hardening · Firewall-Regeln
- Secrets-Management & Key-Rotation
- Postgres + pgvector · hybride Suche
- LLM-Anbindung (Mistral EU / Azure EU / on-prem optional)
Anbindung an Charité-Systeme
- SSO via Entra ID / AD-Gruppen
- Konnektoren: Teams · SharePoint · Intranet
- Haufe-API mit Quellenkennzeichnung
- Infomat · Fileshares (SMB) · Protokolle
- Optional: Confluence · SAP (Read-Only)
- Rollen-Rechte-Mapping aus AD
Produktivbetrieb sauber übergeben
- Monitoring: Prometheus · Grafana · Sentry
- Audit-Log in Postgres · OpenTelemetry
- Backup 3-2-1 · Disaster-Recovery-Plan
- Runbook & Übergabedokumentation
- Betriebs-Schulung für Charité-IT
- SLA-Modell für Managed-Betrieb (optional)
Was das für die Charité heißt. Ihr bekommt am Ende ein auf eurer Infrastruktur laufendes, vollständig dokumentiertes System, das durch uns als Managed Service betrieben wird. Zusätzlich besteht die Option, Schulungen in Anspruch zu nehmen.
Zertifizierungsorientiert — ab Tag 1.
Wir orientieren unsere Prozesse bereits heute an den Anforderungen eines strukturierten Qualitäts- und Informationssicherheitsmanagementsystems. Die externe Zertifizierung nach ISO 9001 und ISO/IEC 27001 ist vorbereitet — als verbindliche Roadmap innerhalb 12 Monaten.
Phase 1 · Heute operativ belastbar
ProjektstartBereits umgesetzt & projektverbindlich — strukturiert, sicher, auditierbar.
- Dokumentierte Prozesse & Verantwortlichkeiten
- Rollen-Rechte-Konzept (Entra ID / AD)
- Secure-Development & Change-Prozess
- Risikoanalyse & definierte Schutzmaßnahmen
- Logging · Incident Handling · Backup / Restore
- DSGVO · TOMs · AVV · Löschkonzept · Supportzugriffe
- QM im Delivery: Freigaben, Abnahmen, Lessons Learned
Phase 2 · Formale externe Zertifizierung
innerhalb 12 MonatenVerbindliche Roadmap — ISO 9001 (QMS) + ISO/IEC 27001 (ISMS).
- Finalisierung des formalen Managementsystems
- Interne Audits & Management-Review
- Schließen identifizierter Lücken
- Vorbereitung & Durchführung externes Audit
- Vorlage der Zertifikate nach Abschluss
- Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
- Kunde erhält Nachweise unmittelbar nach Erteilung
DSGVO & BDSG
VVT · AVV · Datenminimierung · Löschkonzept · Betroffenenrechte.
EU AI Act / KI-VO
Risikoklasse dokumentiert · Transparenz-Hinweis · Human Oversight.
Betrieb in Charité-Infrastruktur
Hosting, Zugriff, Datenhaltung klar abgegrenzt — keine Doppel-Infrastruktur.
Was wir heute schon live zeigen können.
Live-Demo starten
Referenzsystem einer KI-Wissensdatenbank
— aus einem vergleichbaren HR-Kontext —
Worauf Sie achten sollten
Multi-Source-Suche in AktionIntranet, Handbücher & Tarif in einer Antwort
Quellen-ZitateJede Aussage mit klickbarer Quelle und Datum
Rollen-Rechte in Live-WirkungEin Dokument, zwei Nutzer, zwei Sichten
Versionierung & Aktualität„Stand vom 12.03." — oder Hinweis, wenn veraltet
Feedback-SchleifeNutzer-Feedback fließt zurück ins System
Der messbare Unterschied.
„Wo finde ich…" wird vom Minutenthema zur Sekundenantwort.
McKinsey, 2024 — Fallstudie Support-Teams
Routine-Fragen direkt beantwortet — ohne Kolleg:innen-Weitergabe.
ServiceNow 54% · IBM AskHR 94% · Gartner 80% bis 2029
Auch außerhalb der Kernarbeitszeiten — inklusive Schicht- und Wochenend-Zugriff.
System-Eigenschaft, nicht Richtwert
Operativ — jeden Tag spürbar
- Einarbeitung neuer Kolleg:innen beschleunigt
- Keine redundanten Arbeiten, weniger Inkonsistenzen
- Einheitliche Antworten — unabhängig von Wochentag & Person
- Schnittstellen Einstellung/KIS/Betreuung synchronisiert
Strategisch — was das für die Charité heißt
- Kopfmonopole aufgelöst — Wissen ist institutionell
- HR als Daten-Asset, nicht als Abteilungsblack-box
- Rechtssicherheit & Revisionsfähigkeit durch Zitate
- Blueprint für weitere Bereiche (Pflege, Verwaltung, Finanzen)
Das Fundament steht. Jetzt wird modular gebaut.
Die Wissensdatenbank ist die Voraussetzung für wirklich leistungsfähige KI. Jedes weitere Modul greift auf denselben kuratierten Kontext zu — wiederverwendbar, kombinierbar, sofort einsatzbereit. Erst so entfaltet sich die volle Leistungsstärke.
Workflows
Automatisierte HR-Workflows — Onboarding-Checklisten, Anträge, Freigaben durchlaufen die KI, kontextualisiert durch die Wissensbasis.
Proaktive Benachrichtigungen
„Deine Fristen zum Wiedereinstieg laufen in 14 Tagen ab" — das System meldet sich, statt nur Fragen zu beantworten.
Voice-Interface
Freisprechen am Arbeitsplatz — für Schicht- und Klinikkontexte, in denen die Hände anders gebunden sind.
Mehrsprachigkeit
EN/TR/AR/UK für internationale Mitarbeitende und Stipendiaten — gleiche Antwortqualität in jeder Sprache.
Analytics-Dashboard
Welche Themen werden am häufigsten gefragt? Wo sind Wissenslücken? → Input für SOP-Verbesserung.
Meeting-Wissen
Automatische Extraktion von Beschlüssen aus Teams-Transkripten — mit Verlinkung zum Protokoll.
Offboarding-Interview
Strukturiertes KI-Interview mit Ausscheidenden — Spezialwissen wird extrahiert, bevor es verloren geht.
Formular-Generator
Aus einer Frage wird automatisch der passende Antrag vorausgefüllt — inkl. Freigabe-Workflow.
SAP / Fach-Integration
Read-only-Anbindung an SAP HCM — Personalstammdaten-Kontext verbessert die Antwortqualität gezielt.
In 12 Monaten zum Produktivsystem.
Iterativ, Demo am Ende jeder Iteration. Erster nutzbarer MVP nach 7 Monaten, Rollout nach 10, zertifizierungsorientierter Regelbetrieb ab Monat 11.
Discovery & Infra-Setup
- Stakeholder-Interviews (GB Personal)
- Quellen- & Rechte-Inventur
- Plattform-Entscheidung mit Charité-IT
- Infra-Aufbau bei Charité (K8s, DB, Monitoring)
- DSFA & Personalrat-Einbindung
MVP / Pilot
- SSO (Entra ID) & Konnektoren live
- C1 Chat-UI + C2 Retrieval produktiv
- 3 Wissensdomänen (C3) indexiert
- Pilot mit 15–25 Nutzer:innen
- Human-in-the-Loop aktiv
Rollout GB Personal
- Alle C3-Domänen produktiv
- End-to-End-Journey (C4)
- Schulungen & Kommunikation
- ISO-Audits (Stage 1 + 2)
- Go-Live für GB Personal
Regelbetrieb
- Kontinuierlicher Betrieb (C6)
- Analytics-basierte Content-Pflege
- Erste Roadmap-Module (Slide 13)
- Zertifikats-Ausstellung
- Blueprint für weitere Bereiche
Partnerschaftlich und Hand in Hand zum Projekterfolg.
Ein Wissenssystem bildet Wissen ab. Dafür brauchen wir Zugang zu Menschen, Dokumenten und Systemen. Transparenz hier = realistische Timeline.
Menschen
- Projekt-Lead auf Charité-Seite (0,5–1 Tag/Woche)
- Fach-SMEs pro Wissensdomäne für Interviews & Reviews
- Pilot-Gruppe von 15–25 Mitarbeitenden für Feedback
- Freigabe-Verantwortliche (Betriebsrat, Datenschutz, IT-Sicherheit)
Inhalte
- Zugang zum Infomat, Intranet-Seiten des GB Personal
- Handbücher, SOPs, Prozessbeschreibungen, Protokolle
- Tarifverträge, Dienstvereinbarungen, Nebenabreden (Rahmen)
- Formular-Bibliothek & aktuelle Versionen
Systeme & IT
- SSO-Integration (Entra ID / AD)
- API-Zugänge (Teams/Graph, SharePoint, Haufe)
- Freigabeprozess für neue Dienste
- Netzwerk- & Hosting-Rahmenbedingungen
Governance
- Datenschutz-Folgenabschätzung (gemeinsam)
- Personalrat-Einbindung (früh, nicht am Ende)
- IT-Sicherheits-Review vor Pilot & Go-Live
- KI-Governance-Einordnung (EU AI Act)
Zertifizierungsroadmap — integriertes Managementsystem in 12 Monaten.
ISO 9001 und ISO/IEC 27001 teilen die Annex-SL-Struktur — wir bauen ein Integriertes Managementsystem (IMS): gemeinsame Prozesse, ein Audit-Programm, kombinierte externe Prüfung durch eine DAkkS-akkreditierte Zertifizierungsstelle. Für den Projektstart weisen wir die bereits etablierten Maßnahmen transparent nach.
ISO 9001
QM im Delivery: Freigaben, Abnahmen, Lessons Learned — zertifizierungsorientiert aufgebaut.
ISO/IEC 27001
ISMS-kompatible Prozesse, TOMs, Risikomanagement — Roadmap 12 Monate.
DSGVO / BDSG
AVV-Template, VVT-konform, Löschkonzept, Betroffenenrechte operativ umgesetzt.
EU AI Act
Compliance-Framework für Hochrisiko- & Transparenzpflichten anwendbar.
Zeitrahmen abhängig von Scope-Umfang und dedizierter Projektressource · Branchen-Benchmark 6–12 Monate pro Standard, kombiniert ~12 Monate bei paralleler IMS-Implementierung
Transparent, iterativ und passgenau.
Kein Monolith. Wir arbeiten iterativ in 2–3-Wochen-Iterationen mit priorisiertem Backlog — die Charité sieht nach jeder Iteration, was geliefert wurde, und steuert Priorität und Scope.
Klärende Gespräche, transparente Doku, enge Abstimmung mit Charité-IT — Klarheit vor Code.
Demo pro Iteration, laufend steuerbar — treffsichere Lösung statt Scope-Overshoot.
Messbar verbessert, kontinuierlich weiterentwickelt — oder sauber übergeben mit vollem Kontext.
Inhalte & Leistungen
- Komplettes Infrastructure-Setup bei der Charité (Aufbau · Integration · Übergabe)
- Priorisiertes Backlog mit allen Anforderungen aus dem Katalog
- 6 Cluster als lieferfähige Arbeitspakete (siehe Slide 6)
- Liefer-Commitment pro Iteration · Runbook & Übergabe-Doku
- Schulungsunterlagen
Warum iterativ statt monolithisch
- Änderungen sind jederzeit willkommen und einfach steuerbar
- Charité steuert Priorität nach jeder Iteration
- Kein „Big-Bang"-Risiko — sichtbarer Nutzen von Anfang an
- Regelmäßige Review-Punkte nach jeder Phase
Wir machen Wissen zur Infrastruktur.
Die nächsten drei konkreten Schritte:
Scope, Rahmenbedingungen und Mitwirkungspflichten gemeinsam finalisieren.
Stakeholder-Ausrichtung, Projektstart, Zugänge und Freigabeprozesse.
Interviews, Quellen- & Rechte-Inventur, Infra-Setup — Start Phase 1.
