01Management Summary
Das Angebot auf einer Seite.
Die Charité erhält eine zentrale, KI-gestützte Wissensdatenbank, die HR-Wissen team- und fachbereichsübergreifend bündelt, transparent macht und kontinuierlich weiterentwickelt. Kopfmonopole werden aufgelöst, die End-to-End-Kette Einstellung → Onboarding → Betreuung → Offboarding erhält eine gemeinsame Wissensbasis. Antworten sind zitierbar, rollenbasiert und 24/7 verfügbar — auf Charité-Infrastruktur, als Managed Service betrieben.
Laufzeit
12 Monate
Iterativ, 2–3-Wochen-Iterationen, Demo am Ende jeder.
MVP verfügbar
Monat 7
Erster nutzbarer KI-Wissensassistent für 15–25 Pilotnutzer:innen.
Rollout
Monat 10
Volle Breite im GB Personal. ISO-Audits parallel.
Kernprinzip Preise und Leistungen werden pro Arbeitspaket ausgewiesen. Alle Leistungen außerhalb dieses Angebots laufen ausschließlich über den Change-Request-Prozess (§ 14). Eine 47-Punkte-Leistungs-Checkliste (§ 20) sichert ab, dass nichts still mitgeliefert wird.
02Investment-Übersicht
Was es kostet.
Projektjahr 1 · Festpreise
180.000 €
12-Monats-Umsetzung inkl. Infrastructure-Setup, iterativer Build und Rollout. Möglich durch KaosMaps NanoBricks-Reuse und Agent-gestütztes Delivery — 35–45% unter klassischer Consultancy-Kalkulation bei gleichem Scope.
Managed Service ab Monat 11
10.000 € / Monat
Hosting-Betrieb, SLA, Security-Patching, Monitoring, Backups, Content-Support. Mindestlaufzeit 12 Monate.
Discovery
18.000 €
4 Wo. · Fixpreis · WP 0.1
Infra-Setup
42.000 €
8 Wo. · Fixpreis · WP 0.2
Build (5 Iter.)
110.000 €
5 × 22.000 € · WP 1–6
Rollout
10.000 €
M 8–10 · WP 7 · ohne Schulung
MS M 11–12
20.000 €
2 × 10.000 € · WP 8
Schulungen
optional
Separat buchbar · § 11
Alle Beträge netto zzgl. gesetzlicher USt. Pass-Through-Kosten (LLM-API-Token, Third-Party-Lizenzen, Hosting-Infrastruktur) werden separat zum Einkaufspreis ohne Aufschlag abgerechnet — siehe § 12.
Was enthalten ist Kompletter Infrastructure-Aufbau bei der Charité · 6 Cluster als lieferfähige Arbeitspakete · 12-Monats-Build & Rollout · Alle technischen Dokumentationen · DSGVO/EU-AI-Act-Compliance-Doku · 12 Monate Gewährleistung · ISO-9001/27001-Parallel-Track.
Nicht enthalten Schulungen sind als optionales Zusatzpaket (§ 11) einzeln oder im Bundle buchbar. Das erlaubt euch, den Enablement-Umfang selbst zu steuern und nur das zu zahlen, was ihr braucht.
03Ausgangslage & Zielbild
Das Problem ist strukturell.
Ausgangslage
Wissen im GB Personal ist personengebunden („Kopfmonopole"). Kritisches Wissen geht bei Austritten verloren. Inhalte liegen in Silos pro Team, sind nicht durchgängig verschlagwortet und nicht zentral durchsuchbar. Es fehlt ein gemeinsamer Wissensstand entlang Einstellung → KIS → Betreuung → Offboarding.
Zielbild
Eine zentrale KI-gestützte Wissensdatenbank, die Prozess- und Erfahrungswissen teamübergreifend bündelt, zitierbar liefert und kontinuierlich gepflegt wird — auf Charité-Infrastruktur, rollenbasiert und zertifizierungsorientiert.
Scope des Angebots
- Fachlich: Geschäftsbereich Personal (Teams Einstellung / KIS-Projektteam / Betreuung).
- Technisch: RAG-Plattform (Chat-UI + Multi-Source-Retrieval + Rollen-Rechte) auf Charité-Infrastruktur oder in einer dedizierten EU-Cloud mit AVV.
- Grundlage: Anforderungskatalog „KI-Wissensdatenbank" der Stabsstelle Personalmarketing & HR-Digitalisierung vom April 2026.
04Projektphasen im Überblick
Vier Phasen, ein Fundament, ein Produkt.
Das Projekt gliedert sich in vier klar trennbare Phasen. Die Übergänge sind benannte Meilensteine. Phase 0 ist eigenständig beauftragbar und schließt mit einem verbindlichen Lasten-/Pflichtenheft ab.
01
Discovery & Infra-Setup
M 1 – 4 · 12 Wochen
60.000 €
- Interviews, Inventur, Architektur
- Infra-Aufbau bei Charité
- DSFA · Personalrat · IT-Sec
- Lasten-/Pflichtenheft final
02
Build & Pilot
M 5 – 7 · 9 Wochen
66.000 €
- 3 Iterationen à 22.000 €
- Chat-UI + Retrieval live
- 3 Wissensdomänen indexiert
- Pilot mit 15–25 Nutzern
03
Rollout GB Personal
M 8 – 10 · 9 Wochen
54.000 €
- 2 Iterationen à 22.000 €
- Rollout-Paket (10.000 €)
- Pen-Test-Begleitung
- ISO Stage 1 + 2 parallel
04
Regelbetrieb
M 11 – 12+ · Managed
10.000 €/Mon.
- SLA-Betrieb (§ 17)
- Analytics-basierte Pflege
- Zertifikate ausgestellt
- T&M-Kontingent optional
05Leistungsbeschreibung · Work Breakdown Structure
Jedes Arbeitspaket benannt, abnehmbar, bepreist.
Jedes Arbeitspaket (WP) enthält Inhalt, Lieferobjekte, Abnahmekriterien und einen Festpreis. Das verhindert „still geliefert, nicht berechnet"-Situationen.
Phase 0 · Discovery & Infra-Setup (M 1–4) — 60.000 €
WP 0.1
Discovery & Anforderungsanalyse
18.000 €M 1 · 4 Wochen · Fixpreis · eigenständig beauftragbar
Inhalt
- Stakeholder-Interviews (Einstellung · KIS · Betreuung)
- Quellen- & Rechte-Inventur
- Plattform-Entscheidung mit Charité-IT
- Retrieval-Evaluationskonzept (Eval-Set)
- Scope-Priorisierung für Phase 1
Lieferobjekte · Abnahme
- Architekturvorschlag (C4 · OpenAPI-Skizze)
- Rollen-Rechte-Matrix (RBAC auf Entra ID)
- Priorisiertes Backlog (Story-Points · Cluster)
- Verbindliches Lasten-/Pflichtenheft Phase 1
- → Review-Protokoll & schriftliche Freigabe
WP 0.2
Infrastructure-Setup bei der Charité
42.000 €M 2 – 4 · 8 Wochen · Fixpreis · mit NanoBricks-Templates
Inhalt
- Ziel-Plattform (Charité-RZ oder EU-Cloud mit AVV)
- Docker / Kubernetes · Netzwerk- & TLS-Hardening
- Secrets-Management · Key-Rotation
- Postgres + pgvector · hybride Suche
- LLM-Anbindung (Mistral EU / Azure EU / on-prem optional)
- Monitoring (Prometheus / Grafana / Sentry)
- Backup 3-2-1 · Restore-Test dokumentiert
Lieferobjekte · Abnahme
- Lauffähige Infrastruktur (Dev · Staging · Prod)
- CI/CD-Pipeline
- Infra-as-Code Repo (Terraform / Helm)
- Runbook + Betriebshandbuch (DE · V1.0)
- Monitoring-Dashboards · Restore-Test-Protokoll
- → Smoke-Test + Pen-Test-Vorbereitung
Phase 1–2 · Build, Pilot & Rollout (M 5–10) — je Iteration 22.000 €
Iterative Umsetzung entlang der 6 Cluster. 2-Wochen-Iterationen mit massivem NanoBricks-Reuse (RAG-Pipeline, Chat-UI, Konnektoren-Stack). 5 Iterationen insgesamt (M 5–10) = 110.000 €. Zusätzlich Rollout-Paket WP 7 = 10.000 € (Schulungen separat · § 11).
WP 1
C1 · Conversational Layer
iterativChat-UI · Antwortverhalten · Zitate
Inhalt
- Web-Chat-UI in Charité-CI (responsiv, barrierefrei)
- Streaming-Antworten (SSE) · Quellen-Zitate
- Schlagwörter · Stichpunkte · lösungsorientiert
- Folgefragen-Vorschläge · Feedback-Buttons
- PDF-Export der Antworthistorie
Lieferobjekte · Abnahme
- Produktive Chat-Oberfläche
- End-User-Doku (DE)
- 20 Beispiel-Queries mit validierten Antworten
- → Pilot-Test: Zufriedenheit ≥ 4/5 ∅
WP 2
C2 · Multi-Source Retrieval
iterativKonnektoren · Indexierung · Versionierung
Inhalt
- Konnektoren: Teams (Graph) · SharePoint · Intranet · SMB · Infomat
- Haufe-Integration mit Quellenkennzeichnung
- Chunking-Pipeline · Embeddings · hybride Suche (Vector + BM25)
- Re-Ranking · Versionierung · News-Workflow
- Verschlagwortung (automatisch + manuell)
Lieferobjekte · Abnahme
- Produktive Retrieval-Pipeline
- Admin-UI für Quellen & News
- Eval-Set mit Recall/Precision-Metriken
- → Recall ≥ 85% auf definiertem Eval-Set
WP 3
C3 · HR-Wissensdomänen
iterativFachwissen kuratieren · indexieren · prompten
Inhalt
- Domänen-Prompts: Tarif · DV · Nebenabreden · BEM
- Arbeitszeit · Arbeitsrecht · Stipendiaten · AMZ
- Arbeits- & Aufenthaltserlaubnis · Wiedereinstieg
- VBL · eHBA · HBD · Entgelt · Titelabfragen
- Rechtssensitive Antworttemplates mit Disclaimer
Lieferobjekte · Abnahme
- Versionierter Domänen-Prompt-Katalog
- Eval-Set pro Domäne (min. 20 Queries)
- Guardrails-Konfiguration
- → Domänen-Experten-Review je Domäne
WP 4
C4 · End-to-End HR-Journey
iterativProzess-Playbooks · Schnittstellen · Zuständigkeiten
Inhalt
- Playbooks Einstellung → Onboarding → Betreuung → Offboarding
- Schnittstellen-Doku Einstellung/KIS/Betreuung
- Onboarding-ToDos (SAP · VPN · Schlüssel · Ausweis)
- Zuständigkeits-Graph (RACI auf Domänenebene)
- Offboarding-Wissenssicherungs-Template
Lieferobjekte · Abnahme
- 4 interaktive Playbooks, produktiv
- Zuständigkeits-Matrix
- → Durchlauf mit 3 realen Fällen je Playbook
WP 5
C5 · Compliance & Governance
iterativ · querschnittlichRBAC · HITL · DSFA · EU-AI-Act
Inhalt
- RBAC-Integration (Entra ID / AD)
- ACL-Filter auf Dokument- und Feldebene
- Human-in-the-Loop Review-Queue
- Audit-Log je Anfrage
- EU-AI-Act-Klassifikation · Transparenz-Hinweise
- DSFA-Unterstützung (Charité stellt DSB)
- VVT-Zulieferung · AVV-Template · TOM (Art. 32 DSGVO)
Lieferobjekte · Abnahme
- RBAC produktiv mit 3 Rollenprofilen
- Audit-Log mit Abfrage-UI
- Compliance-Doku-Ordner (digital)
- → Sicherheits- & Datenschutz-Review durch Charité
WP 6
C6 · Betrieb & Skalierung
iterativ24/7 · Routine-Entlastung · Multi-Team
Inhalt
- 24/7-Verfügbarkeit technisch sichergestellt
- Team-/Fachbereichs-übergreifende Zugriffssteuerung
- Routine-Anfragen-Entlastung (First-Level-Support)
- Wissenssicherungs-Workflow gegen Kopfmonopole
- Analytics-Dashboard (Nutzung · Top-Themen · Lücken)
Lieferobjekte · Abnahme
- SLA-Messgrößen produktiv erhoben
- Analytics-Dashboard
- → 4-Wochen-Messzyklus: Verfügbarkeit ≥ 99%
Phase 3 · Rollout, Schulung & Go-Live
WP 7
Rollout & Go-Live
10.000 €M 8 – 10 · Fixpreis · Schulungen separat (§ 11)
Inhalt
- Rollout an alle relevanten Nutzergruppen
- Pen-Test & Audit-Review (ISMS) begleiten
- Kommunikationspaket (Ankündigungsvorlagen)
- Go-Live-Readiness-Check
Lieferobjekte · Abnahme
- Pen-Test-Bericht (Anbieter gemeinsam)
- Go-Live-Readiness-Check
- → Go-Live-Freigabe durch Charité-IT & GB Personal
Phase 4 · Regelbetrieb (ab M 11)
WP 8
Managed Service & Weiterentwicklung
10.000 € / MonatMonatspauschale · Mindestlaufzeit 12 Mon. · optionales T&M-Kontingent
Inhalt · Monatspauschale
- Hosting-Betrieb & SLA (§ 17)
- Security-Patching (monatl. Fenster) · Dependency-Updates
- Monitoring & Alerting
- Incident Response (P1–P4)
- Backups & jährlicher Restore-Test · Log-Retention 90 d
- Content-Pflege-Workflow-Betrieb (Charité-seitig pflegt)
- Quartals-Report zu Nutzung & Qualität
Optional · T&M-Kontingent
- Neue Datenquellen einbinden
- Neue Domänen-Prompts
- Modell-/Provider-Wechsel mit Eval
- Feature-Entwicklung (kleine Änderungen)
- Onboarding neuer Mitarbeitender (Charité-seitig)
- Audit-Begleitung (Stundenkontingent)
- → transparente Stundenlisten monatlich
06Monatlicher Projektplan
12 Monate auf einen Blick.
Visuelle Übersicht aller Arbeitspakete über 12 Monate. Meilensteine sind durch ◆ markiert. ISO-Zertifizierung läuft als Parallel-Track.
Arbeitspaket
M 1
M 2
M 3
M 4
M 5
M 6
M 7
M 8
M 9
M 10
M 11
M 12
WP 0.1 Discovery4 Wo. · Fixpreis
WP 0.2 Infra-Setup10 Wo. · Fixpreis
WP 1 C1 · Chat-UIiterativ
WP 2 C2 · Retrievaliterativ
WP 3 C3 · Wissensdomäneniterativ
WP 4 C4 · E2E-Journeyiterativ
WP 5 C5 · Compliancequerschnittlich
WP 6 C6 · Betriebiterativ
WP 7 RolloutFixpreis
WP 8 Managed Servicemonatlich
ISO 9001 + 27001Parallel-Track · IMS
Meilensteine
◆
◆
◆
◆
Phase 0 · Fundament
Phase 1–2 · Build (iterativ)
Querschnittlich · Compliance
Phase 3 · Rollout (Fixpreis)
Phase 4 · Managed Service
ISO-Zertifizierung (IMS)
Meilenstein
Meilensteine im Detail
| Monat | Meilenstein | Nachweis | Zahlungs-Trigger |
|---|---|---|---|
| M 1 | Abnahme Discovery | Lasten-/Pflichtenheft, schriftliche Freigabe | 50 % WP 0.1 |
| M 4 | Infrastruktur live | Smoke-Test, Restore-Test-Protokoll | 100 % WP 0.2 |
| M 7 | MVP / Pilot-Start | Pilot mit 15–25 Nutzer:innen aktiv | Nach Iterationen je 46.000 € |
| M 9 | ISO Stage 2 bestanden | Audit-Bericht, Maßnahmenplan | — |
| M 10 | Go-Live Rollout | Go-Live-Freigabe Charité-IT & GB Personal | 100 % WP 7 |
| M 12 | Zertifikate ausgestellt | ISO 9001- & 27001-Zertifikat | — |
07Zertifizierungsroadmap (Parallel-Track)
Integriertes Managementsystem — 12 Monate zur Doppel-Zertifizierung.
ISO 9001 und ISO/IEC 27001 werden als Integriertes Managementsystem (IMS) nach Annex SL aufgebaut — eine Dokumentationsbasis, ein Audit-Programm, kombinierte Stage-1 + Stage-2-Audits durch eine DAkkS-akkreditierte Zertifizierungsstelle (TÜV NORD/SÜD, DEKRA, DQS).
| Monate | Meilenstein | Inhalt |
|---|---|---|
| M 1 – 3 | IMS-Fundament | Gap-Analyse · Scope · Annex-SL-Prozesse · SoA & Risikobewertung |
| M 4 – 6 | Audit-Prep | Interne Audits · Management-Review · ISMS ≥ 3 Monate operativ |
| M 7 – 9 | Externe Audits | Stage 1 Dokumentenprüfung → Stage 2 Vor-Ort-Audit |
| M 10 – 12 | Zertifizierung | Zwei Zertifikate ausgestellt · Überwachungszyklus etabliert |
Hinweis Der Termin bis M 10 ist ambitioniert. Externe Auditoren folgen eigenen Zeitplänen. Die 12-Monats-Planung hält Puffer vor. Branchen-Benchmark: 6–12 Monate pro Standard, kombiniert ~12 Monate bei paralleler IMS-Implementierung.
08Abgrenzung · Out-of-Scope
Was nicht in diesem Angebot steckt.
Folgende Leistungen sind nicht Bestandteil. Sie können über den Change-Request-Prozess (§ 14) oder als separates Angebot beauftragt werden.
SAP HCM Schreibzugriffe / Datenpflege in Quellsystemen
Migration vorhandener Wissensdatenbanken (nur Import)
Sprachübersetzung des Bestandscontents (Multi-Language)
Voice-Interface / Speech-to-Text
Mobile App (nativ) — PWA ist im Chat-UI enthalten
Formular-Auto-Generator aus Fragen
Proaktive Benachrichtigungen / Fristen-Engine
Meeting-Wissen (Teams-Transkripte → Beschlüsse)
Offboarding-Interview-KI
Hardware-Beschaffung (Server · Endgeräte)
Schulung über den Schulungskatalog hinaus
Betrieb nicht genutzter Sprachversionen
24/7-Rufbereitschaft für P1 (optional, § 17)
Audit-Kosten der Zertifizierungsstelle
DSB-Leistungen der Charité
Personalrat-/Betriebsrats-Beratung
09Abnahmekriterien & -verfahren
Wann eine Leistung als erbracht gilt.
- Je Arbeitspaket sind objektive, prüfbare Abnahmekriterien definiert (siehe § 5).
- Abnahme erfolgt schriftlich innerhalb von 10 Werktagen nach Fertigstellungs-Meldung.
- Erfolgt keine begründete schriftliche Ablehnung, gilt die Leistung als abgenommen (Abnahmefiktion, §§ 640 BGB analog).
- Mängel-Kategorien: kritisch (blockierend) · wesentlich (funktional einschränkend) · unwesentlich (kosmetisch).
- Kritische und wesentliche Mängel werden im laufenden Leistungszeitraum behoben; unwesentliche fließen ins Backlog.
- Teilabnahmen pro WP sind ausdrücklich vorgesehen.
10Mitwirkungsleistungen der Charité
Was wir von euch brauchen.
Die folgenden Mitwirkungsleistungen sind Grundlage der Projekttimeline (§ 642 BGB).
Menschen
- Projekt-Lead Charité-seitig (0,5–1 Tag/Woche)
- Fach-SMEs pro Wissensdomäne (Interviews & Reviews)
- Pilot-Gruppe 15–25 Mitarbeitende
- Freigabe-Verantwortliche (Personalrat · DSB · CISO)
Inhalte
- Zugang Infomat & Intranet-Seiten GB Personal
- Handbücher · SOPs · Prozessbeschreibungen · Protokolle
- Tarifverträge · Dienstvereinbarungen · Nebenabreden
- Formular-Bibliothek · aktuelle Versionen
Systeme & IT
- SSO-Integration (Entra ID / AD)
- API-Zugänge (Teams/Graph · SharePoint · Haufe)
- Freigabeprozess für neue Dienste
- Netzwerk- & Hosting-Rahmenbedingungen
Governance
- Datenschutz-Folgenabschätzung (gemeinsam · DSB Charité)
- Personalrat-Einbindung (früh, nicht am Ende)
- IT-Sicherheits-Review vor Pilot & Go-Live
- KI-Governance-Einordnung (EU AI Act)
Hinweis zur Mitwirkung Werden Zugänge, Informationen oder Freigaben verspätet bereitgestellt, verlängert sich die Projekttimeline entsprechend. Punkte, die aufgrund fehlender Mitwirkung nicht umsetzbar sind, gelten als erfüllt und liegen nicht in der Verantwortung des Auftragnehmers. Die Laufzeit kann sich verkürzen oder verlängern je nach Qualität & Geschwindigkeit der Mitwirkung.
11Schulungs-Pakete · optional
Enablement — so viel, wie ihr braucht.
Schulungen sind nicht im Projektpreis enthalten. Ihr könnt das komplette Bundle buchen oder einzelne Module wählen — wir liefern Senior-Delivery plus Schulungsunterlagen (DE, druckbar, Charité-CI).
| Modul | Umfang | Teilnehmer | Preis |
|---|---|---|---|
| Kickoff-Workshop | 1× · 2 Std. (Live-Demo, Fragen, Erwartungen) | max. 15 | 2.800 € |
| Admin-Schulung | 1× · 4 Std. (Konfiguration, Content-Pflege, Rollen) | max. 8 | 5.400 € |
| End-User-Schulung | 2× · je 2 Std. (Bedienung, Best-Practice-Prompts) | max. 20 je Session | 5.200 € |
| Train-the-Trainer | 1× · 3 Std. (Facilitator-Materialien, Skalierung) | max. 5 | 4.100 € |
| Komplett-Paket · alle 4 Module · −5 % | 17.500 € | ||
| Zusätzliche Sessions oder individuelle Formate | T&M · Senior 195 €/Std. | ||
Was enthalten ist Senior-Delivery (Projekt-Team) · Pro Modul: Teilnehmer-Handout (DE, druckbar), Folien in Charité-CI, Aufzeichnung möglich auf Wunsch · Follow-up-Q&A-Slot (30 min) binnen 4 Wochen.
12Preismodell & Konditionen
Ein Modell je Projektphase.
Gesamt-Übersicht · Projektjahr 1
| Phase · WP | Modell | Kalkulationsgrundlage | Betrag (netto) |
|---|---|---|---|
| WP 0.1 · Discovery (M 1) | Fixpreis | 4 Wochen · klar abgegrenzter Scope | 18.000 € |
| WP 0.2 · Infra-Setup (M 2–4) | Fixpreis | 8 Wochen · NanoBricks-Templates + IaC | 42.000 € |
| WP 1–6 · Build-Iterationen (M 5–10) | Agiler Festpreis je Iteration | 5 Iterationen à 2 Wochen · „change for free" | 110.000 € |
| WP 7 · Rollout & Go-Live (M 8–10) | Fixpreis | Rollout · Pen-Test-Begleitung · Readiness | 10.000 € |
| Projekt-Fixpreise Jahr 1 | 180.000 € | ||
| WP 8 · Managed Service (M 11–12) | Monatspauschale | Service-Katalog · SLA definiert | 20.000 € |
| Schulungs-Paket (optional · § 11) | Fixpreise / Bundle | 4 Module — einzeln oder Bundle (−5 %) | bis 17.500 € |
| Maximal-Budget Jahr 1 (inkl. MS M11-12 + Schulungs-Bundle) | 217.500 € | ||
| Ab Monat 13 — Managed Service weiterlaufend | 10.000 € / Monat | ||
KI-Agentur-Pricing Der Fixpreis von 180.000 € ist möglich, weil KaosMaps mit NanoBricks-Stack und Agent-gestütztem Delivery 35–45 % der Engineering-Arbeit reuset. Klassische Consultancies würden denselben Scope für 450–800 T€ anbieten. Bedingung: disziplinierter CR-Prozess (§ 13) und eingehaltene Mitwirkungspflichten (§ 10).
T&M-Stundensätze (für optionale Zusatzleistungen, CR)
| Rolle | Tagessatz | Stundensatz | Einsatzbereich |
|---|---|---|---|
| Senior · Tech Lead / AI-Architektur | 1.550 € | 195 € | Architektur · LLM-Integration · Security |
| Senior · Project Manager | 1.450 € | 180 € | Projektleitung · Stakeholder · Steering |
| Mid · Engineer | 1.250 € | 155 € | Implementation · Testing · DevOps |
| Junior / Specialist | 950 € | 120 € | Content · QA · Admin-Unterstützung |
Pass-Through-Kosten (nicht in Pauschalen enthalten)
- LLM-API-Token — zum Einkaufspreis, ohne Aufschlag, monatlich mit Nachweis. Typische Laufzeit-Größenordnung 800–2.000 € / Monat je nach Nutzung.
- Third-Party-Lizenzen (Observability · optional Typesense · Spezial-Konnektoren).
- Hosting-Infrastruktur: Charité-seitig getragen, falls Charité-RZ. Bei EU-Cloud: ~400–900 €/Monat zum Einkaufspreis weitergereicht.
- Reisekosten nach BRKG gegen Beleg. Reisetage werden ab 6 h Anfahrt abrechenbar; max. 2 Vor-Ort-Termine pro Monat.
Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
13Zahlungsplan · Rechnungsstellung
Meilenstein-basiert und nach Lieferung.
| Trigger | Betrag | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Beauftragung WP 0.1 | 9.000 € | Sofort nach Auftragserteilung |
| Abnahme WP 0.1 (Lasten-/Pflichtenheft) | 9.000 € | ~ Ende M 1 |
| Beauftragung WP 0.2 | 21.000 € | Mit Beginn M 2 |
| Abnahme WP 0.2 (Infrastruktur live) | 21.000 € | ~ Ende M 4 |
| Nach Abnahme je Build-Iteration | 22.000 € | 5 × zwischen M 5 und M 10 |
| Abnahme WP 7 (Go-Live-Freigabe) | 10.000 € | ~ Ende M 10 |
| Managed Service M 11 – M 12 | 10.000 €/Mon. | Monatlich zum Monatsende |
| Schulungen (falls beauftragt) | nach Modul | Je Modul nach Durchführung |
- Zahlungsziel: 30 Tage netto ab Rechnungseingang.
- Elektronische Rechnung nach XRechnung / ZUGFeRD.
- Skonto: 2 % bei Zahlung innerhalb 10 Tagen.
14Change-Request-Prozess
Scope-Änderungen in schriftlicher Form.
- Alle Scope-Änderungen laufen über einen schriftlichen Change Request (CR).
- CR enthält: Beschreibung · Begründung · Aufwandschätzung · Auswirkung auf Timeline & Preis.
- Estimation-SLA: 5 Werktage ab Eingang.
- Freigabe durch benannten Sponsor auf Charité-Seite vor Umsetzung.
- Ohne schriftliche Freigabe erfolgt keine Umsetzung.
- Mündliche Zusagen bedürfen der schriftlichen Bestätigung binnen 5 Werktagen.
„Change for free" Innerhalb einer laufenden Iteration kann die Charité Scope tauschen, solange der Gesamtaufwand unverändert bleibt — ohne zusätzlichen CR, ohne Mehrkosten.
15Projektorganisation
Wer entscheidet, wer liefert, wer eskaliert.
Rollen (RACI-Auszug)
| Rolle | Auftraggeber | Auftragnehmer |
|---|---|---|
| Projekt-Sponsor | Leitung Stabsstelle | Geschäftsführung KaosMaps |
| Projekt-Lead | Charité-seitig benannt | Projekt-Lead KaosMaps |
| Technische Leitung | IT-Architektur Charité | Tech-Lead KaosMaps |
| Datenschutz | DSB Charité | Beratende Unterstützung |
| IT-Sicherheit | CISO Charité | Umsetzung nach Vorgaben |
| Fach-SMEs | Pro Domäne benannt | — |
Rituale & Eskalationspfad
Rituale
- Wöchentlicher Jour fixe (30 min)
- Iterations-Demo (60 min)
- Steering Committee monatlich
- Status-Report alle 2 Wochen
Eskalation
- Stufe 1 · Projekt-Leads beidseits (3 Werktage)
- Stufe 2 · Steering Committee (2 Wochen)
- Stufe 3 · Sponsoren beidseits
16Laufzeit · Kündigung · Exit
Einstieg, Fortsetzung, geordneter Ausstieg.
- Projekt-Laufzeit: 12 Monate ab Auftragsdatum.
- Managed Service ab M 11: Mindestlaufzeit 12 Monate, Verlängerung um jeweils 12 Monate, Kündigungsfrist 3 Monate zum Quartalsende.
- Sonderkündigungsrecht beidseits nach Phase 0: 14 Tage nach Abnahme Lasten-/Pflichtenheft, ohne Begründung.
- Datenrückgabe bei Beendigung: Export in offenen Formaten (JSON · Markdown · Parquet) binnen 30 Tagen.
- Löschbestätigung binnen 60 Tagen nach Rückgabe.
- Quellcode & Infrastructure-as-Code: Übergabe in Charité-Repository möglich (CR-pflichtig wegen Doku-Aufbereitung).
17Gewährleistung & SLA
Was wir versprechen — und einhalten.
Gewährleistung Build-Phase
Für jede abgenommene Leistung gilt eine Gewährleistungsfrist von 12 Monaten. Innerhalb der Frist werden Mängel ohne zusätzliche Berechnung behoben, sofern sie nicht durch Charité-seitige Änderungen verursacht wurden.
SLA Managed Service
| KPI | Ziel | Messfenster |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit (Prod, Werktag) | ≥ 99,5 % | Monat |
| Verfügbarkeit 24/7 | ≥ 99,0 % | Monat |
| P1 Incident — Reaktion | ≤ 2 Std. (Werktag 08–18) | einzeln |
| P1 Incident — Lösung | ≤ 8 Std. | einzeln |
| P2 Incident — Lösung | ≤ 2 Werktage | einzeln |
| P3 Incident — Lösung | ≤ 5 Werktage | einzeln |
| Patch-Fenster | 1× / Monat, nachts, angekündigt | Monat |
| Backup-Erfolgsquote | 100 % | Monat |
| Restore-Test | 1× / Jahr, dokumentiert | Jahr |
Pönalen bei SLA-Verfehlung: 5 % der Monatspauschale je verfehltem KPI, max. 25 % / Monat.
18Haftung
Klar begrenzt.
- Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit: begrenzt auf die Höhe des Jahresauftragswerts.
- Keine Haftungsbegrenzung bei Vorsatz · grober Fahrlässigkeit · Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) · Personenschäden · ProdHaftG.
- Keine Haftung für mittelbare Schäden · entgangenen Gewinn · Folgeschäden bei einfacher Fahrlässigkeit.
- Berufshaftpflicht mit angemessener Deckung nachweisbar auf Anfrage.
19Datenschutz & Compliance
Krankenhaus-Niveau ab Tag 1.
DSGVO · BDSG · KHDSG
- AVV nach Art. 28 DSGVO (Template in Anlage)
- TOM nach Art. 32 DSGVO — dokumentiert
- Berliner Krankenhausdatenschutzgesetz berücksichtigt
- § 203 StGB Geheimhaltungsverpflichtung für Projektteam
- Löschkonzept je Datenart
Datentransfer & EU AI Act
- Datentransfer ausschließlich EU/EWR · kein US-Transfer
- Subprozessoren: genannt · Änderung 30 d vorher mit Widerspruch
- EU-AI-Act-Klassifikation dokumentiert · Transparenz-Hinweise aktiv
- Human Oversight per Design
- Zertifizierungsorientierung ISO 9001 & 27001 (§ 7)
20Schlussbestimmungen
Das Kleingedruckte.
- Nutzungsrechte: Charité erhält an allen projektbezogenen Lieferobjekten ein nicht-ausschließliches, unbefristetes, weltweites Nutzungsrecht für interne Zwecke.
- KaosMaps-Know-how: generische Komponenten (NanoBricks), Frameworks und Methoden bleiben Eigentum des Auftragnehmers.
- Vertraulichkeit: beidseits, unbefristet.
- Referenznennung: nur nach schriftlicher Zustimmung der Charité.
- Höhere Gewalt: BGB gilt.
- Rechtswahl: Deutsches Recht (Ausschluss UN-Kaufrecht).
- Gerichtsstand & Erfüllungsort: Berlin.
- Schriftformerfordernis: Änderungen bedürfen der Textform (E-Mail genügt).
- Salvatorische Klausel: Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen berührt die übrigen nicht.
21Leistungs-Checkliste · Anti-Drift
47 Positionen — nichts vergessen.
Explizite Validierung: jede häufig übersehene Teil-Leistung steht entweder im Scope (§ 5) oder in der Abgrenzung (§ 8). Struktur nach Best-Practice-Kategorien (BITKOM · PMI · GPM).
A · Dokumentation
Architektur- & Schnittstellendoku (C4 · OpenAPI) — WP 0.1 · 0.2
Betriebshandbuch · Runbook — WP 0.2 · 8
Admin- & Endanwender-Doku (DE) — WP 1 · 7
Release Notes je Deployment — WP 8
Entscheidungsprotokolle (ADRs) — WP 0.1
Datenmodell- & Prompt-Katalog-Doku — WP 2 · 3
Compliance-Doku-Ordner — WP 5
B · People & Enablement
Kickoff-Workshop (1× · 2 h · max. 15) — WP 7
Admin-Schulung (1× · 4 h · max. 8) — WP 7
End-User-Schulung (2× · 2 h · max. 20) — WP 7
Train-the-Trainer (1× · 3 h · max. 5) — WP 7
Schulungsunterlagen (DE · druckbar) — WP 7
Onboarding neuer Mitarbeiter nach Go-Live — T&M
Zusatz-Sessions über Katalog hinaus — CR-pflichtig
C · Betrieb / Managed Service
Hosting-Infrastruktur aufgebaut — WP 0.2
LLM-API-Kosten (Pass-Through mit Nachweis) — § 12
Third-Party-Lizenzen — § 12
Monitoring & Alerting — WP 0.2 · 8
Log-Retention 90 Tage — WP 8
Backups & jährlicher Restore-Test — WP 0.2 · 8
Security-Patching & Dependency-Updates — WP 8
Incident Response (P1–P4) — WP 8 · § 17
Rollback- & DR-Pläne — WP 0.2
Capacity-Planning — WP 8
User-Lifecycle — WP 5
24/7-Rufbereitschaft — optional (§ 8)
D · Compliance & Audit
VVT-Zulieferung · AVV-Template — WP 5 · § 19
TOM nach Art. 32 DSGVO — WP 5 · § 19
ISMS-/QMS-Nachweis-Ordner — § 7
Pen-Test-Begleitung (1× vor Go-Live) — WP 7
Audit-Begleitung — T&M (WP 8 opt.)
Löschkonzept — WP 5 · § 19
EU-AI-Act-Klassifikation — WP 5
§ 203 StGB-Verpflichtung — § 19
Zertifizierungsstellen-Gebühren — § 8
DSFA selbst (Charité-DSB, wir unterstützen)
E · Engineering
Dev-/Staging-/Prod-Umgebungen — WP 0.2
CI/CD-Pipeline — WP 0.2
Bugfix während Build (bis Abnahme) — WP 1–6
Bugfix nach Abnahme — Gewährleistung (§ 17)
Performance-Tuning · Lasttest — WP 7
Integrations-Tests (Entra ID · Teams · Haufe) — WP 2
Prompt-/Retrieval-Evaluation — WP 2 · 3
Content-Curation RAG-Korpus (Charité + Tool in WP 2)
Modell-/Provider-Wechsel — T&M (WP 8 opt.)
Refactoring > Sprint-Velocity — CR-pflichtig
Datenmigration aus Alt-Systemen — CR-pflichtig
Validierung Jede Position ist einem WP (inkludiert) oder excluded/CR (abgegrenzt) zugeordnet. Wird während der Umsetzung eine Leistung identifiziert, die nicht in dieser Liste steht, wird sie über den CR-Prozess aufgenommen — und nicht „still mitgeliefert".
22Kontakt & Signatur
Bereit, den ersten Schritt zu gehen.
Auftragnehmer
KaosMaps
Berlin · www.kaosmaps.com
Janko Thyson · Geschäftsführer
+49 160 95118068 · janko@kaosmaps.com
Sascha Kubak · Geschäftsführer
+49 175 4101199 · sascha@kaosmaps.com
Auftraggeber
Charité — Universitätsmedizin Berlin
Geschäftsbereich Personal
Stabsstelle Personalmarketing & HR-Digitalisierung
Charitéplatz 1, 10117 Berlin
Ansprechpartner:in wird mit Auftragserteilung benannt.
Auftraggeber
Ort, Datum · Unterschrift
Charité — Universitätsmedizin Berlin
Name · Funktion
Auftragnehmer
Berlin, 24.04.2026 · Unterschrift
KaosMaps
Janko Thyson · Sascha Kubak · Geschäftsführung
Angebot V1 · 24.04.2026 · gültig 90 Tage · Basis Pitch vom 23.04.2026.
Das Angebot wird nach Abnahme WP 0.1 verbindlich präzisiert.