KI-Wissensdatenbank für den Geschäftsbereich Personal — Kopfmonopole auflösen, Schnittstellen verbinden, Wissen 24/7 verfügbar machen.
KaosMaps baut produktionsreife KI-Systeme für Mittelstand und Verwaltung. Modular, nachvollziehbar, in regulierten Umgebungen betreibbar — mit Fokus auf Wissen, Prozesse und Automatisierung.
Kleine, zusammensetzbare KI-Bausteine — wiederverwendbar über Projekte hinweg.
Retrieval-Augmented Generation, Multi-Source-Search, KI-Agenten auf eigenen Daten.
Wöchentliche Demo, transparentes Backlog, keine Black-Box-Projekte.
NextGen HR Analytics, Personalberatungs-Plattformen, Wissenssysteme für HR-Teams.
Projekte im klinischen Umfeld mit hohen Compliance- und Datenschutz-Anforderungen.
Raven51 SalesCopilot, Cognism-Search-Integration, Pipeline-Intelligenz.
SCORM-Translation-Pipelines, KI-gestützte Didaktik, Wissens-Onboarding.
Zwei strukturelle Hebel machen den GB Personal verletzlich. Ein zentrales, KI-gestütztes Wissenssystem adressiert beide auf einen Schlag.
Silo-Wissen pro Team. Kündigung, Rente oder Krankheit = Wissensverlust. Dokumentiertes Wissen ist verteilt, schwer auffindbar, nicht verschlagwortet.
Folge: redundante Arbeit, inkonsistente Qualität, wiederkehrende Rückfragen an dieselben Kolleg:innen.
Keine gemeinsame Basis für die End-to-End-Kette Einstellung → Onboarding → Betreuung → Offboarding.
Folge: Zusammenarbeit hängt an Personen statt am System — Nacharbeit, vermeidbare Rückfragen, keine 24/7-Erreichbarkeit.
Der GB Personal verfügt über eine zentrale, KI-gestützte Wissensdatenbank, die Prozess- und Erfahrungswissen teamübergreifend bündelt, transparent macht und kontinuierlich weiterentwickelt — HR-Wissen als strategische Ressource der Charité.
aus 4 Katalog-Dimensionen: Inhalt, Funktion, Design, Risiken
verbindliche Anforderungen, die das MVP erfüllen muss
„Hoch" priorisiert — Kern der Wertschöpfung
wichtige Erweiterungen — Roadmap nach MVP
Wir haben den Katalog so geordnet, dass jedes Cluster eine klare Lieferung ergibt und sich parallel bearbeiten lässt.
Kein Black-Box-LLM. Antworten basieren auf Charité-eigenen Quellen, sind nachvollziehbar, zitierbar und durchlaufen eine Human-in-the-Loop-Schleife.
Teams · Intranet · Handbücher · Infomat · Haufe · Protokolle
Chunking · Embeddings · Versionierung · ACL-Filter
Hybrid Search · Zitate · Rollen-Rechte · Re-Ranking
Antwort · Quellen · Folgefragen · Feedback
Rollen-Rechte-Konzept filtert Quellen und Antworten. Audit-Log jeder Anfrage. Content-Moderation vor Ausgabe.
Testschleife für sensible Fragen. Expert-Review für Top-10%-Themen. Kontinuierliche Qualitätsmessung per Feedback.
Inkrementelle Re-Indexierung. Change-Detection. Versionierung. Benachrichtigung bei veralteten Quellen.
Web-basierte Chat-UI in Charité-CI, responsive, barrierefrei (WCAG). Streaming-Antworten, Quellenzitate, Folgefragen-Vorschläge, Feedback-Buttons, Export als PDF.
Konnektoren zu Teams, SharePoint/Intranet, Dateiablagen, Infomat. Haufe-API mit Quellenkennzeichnung. Hybride Suche (semantisch + Keyword) mit automatischer Verschlagwortung.
Domänen-spezifische Prompts und Retrieval-Profile pro Thema (Tarif, BEM, VBL etc.). Haftungssensible Themen werden automatisch mit Disclaimer + Quelle ausgeliefert.
Prozess-Playbooks (Einstellung → Onboarding → Betreuung → Offboarding) als interaktive Checklisten. Zuständigkeits-Graph. Schnittstellen-Dokumentation (Einstellung/KIS/Betreuung).
RBAC mit Active-Directory-Anbindung. Audit-Log pro Anfrage. Review-Queue für Experten. DSGVO- & KI-VO-Dokumentation. On-Premise oder EU-DSGVO-Hosting.
24/7-SLA, Monitoring-Dashboard, automatische Ingest-Pipelines mit Change-Detection. Admin-Oberfläche für Freigaben, Versionen, News & Updates.
Wir bauen so, dass der Betrieb auf Charité-Infrastruktur möglich ist — oder in einer EU-Cloud mit BDSG-konformem Auftragsverarbeitungsvertrag. LLM-Provider austauschbar.
Der GB Personal arbeitet mit personenbezogenen Daten, Tarifrecht und sensiblen Vorgängen. Compliance ist kein Add-on — sie ist die Architekturentscheidung ab Tag 1.
Referenzsystem einer KI-Wissensdatenbank
— aus einem vergleichbaren HR-Kontext —
Multi-Source-Suche in AktionIntranet, Handbücher & Tarif in einer Antwort
Quellen-ZitateJede Aussage mit klickbarer Quelle und Datum
Rollen-Rechte in Live-WirkungEin Dokument, zwei Nutzer, zwei Sichten
Versionierung & Aktualität„Stand vom 12.03." — oder Hinweis, wenn veraltet
Feedback-SchleifeNutzer-Feedback fließt zurück ins System
„Wo finde ich…" wird vom Minutenthema zur Sekundenantwort.
Routine-Fragen werden direkt beantwortet — ohne Kolleg:innen-Weitergabe.
Auch außerhalb der Kernarbeitszeiten — inklusive Schicht- und Wochenend-Zugriff.
Sobald die Wissensbasis steht, werden die folgenden Features zu Roadmap-Kandidaten — je nach Nutzungsdaten und Priorisierung durch die Charité.
Freisprechen am Arbeitsplatz — für Schicht- und Klinikkontexte, in denen die Hände anders gebunden sind.
„Deine Fristen zum Wiedereinstieg laufen in 14 Tagen ab" — statt dass Wissen nur abgefragt wird.
EN/TR/AR/UK für Stipendiaten und internationale Mitarbeitende — Charité als internationaler Arbeitgeber.
Welche Themen werden am häufigsten gefragt? Wo sind Wissenslücken? → Input für SOP-Verbesserung.
Automatische Extraktion von Beschlüssen aus Teams-Meeting-Transkripten — verlinkt zum Protokoll.
Strukturiertes KI-Interview mit Ausscheidenden — Spezialwissen wird extrahiert, bevor es verloren geht.
Aus einer Frage wird automatisch der passende Antrag vorausgefüllt — inkl. Workflow zur Freigabe.
Read-only-Anbindung an SAP HCM: Personalstammdaten-Kontext verbessert Antwortqualität.
Wissenszugang unterwegs — besonders relevant für Führungskräfte und mobile Teams.
Sprint-basiert, alle 2 Wochen eine Demo. Nach 8 Wochen steht ein erster nutzbarer Pilot.
Ein Wissenssystem bildet Wissen ab. Dafür brauchen wir Zugang zu Menschen, Dokumenten und Systemen. Transparenz hier = realistische Timeline.
Informationssicherheit — Hosting & Auftragsverarbeiter zertifiziert.
Qualitätsmanagement in Produktions- und Release-Prozessen.
AVV-Template ready, VVT-konform, EU-Hosting verpflichtend.
Compliance-Framework für Hochrisiko- und Transparenzpflichten.
KI-gestützte HR-Auswertung mit DSGVO-konformem Setup.
Wissens- und Kontext-Assistent für Vertriebsteams.
Produktionsnahes KI-System für E-Learning-Lokalisierung.
Kein Monolith-Festpreis. Wir arbeiten in 2-Wochen-Sprints mit priorisiertem Backlog — die Charité sieht jeden Sprint, was geliefert wurde, und steuert Priorität und Scope.
Fixpreis — klarer Scope, klare Lieferung: Architektur, Rechte-Konzept, Backlog.
Sprint-basiert (T&M oder Sprint-Fixpreis) — Scope pro Sprint, Demo jedes Ende.
Monatliches Service-Modell — Hosting, Updates, Weiterentwicklung.
Drei konkrete nächste Schritte — der erste kann heute noch starten.
90 Minuten mit Projekt-Lead, IT und Datenschutz zur Ziel-Ausrichtung.
Stakeholder-Interviews, Quellen-Inventur, priorisiertes Backlog.
Erster nutzbarer KI-Wissensassistent mit 15–25 Pilotnutzer:innen.
Janko Thyson · Geschäftsführer
janko@kaosmaps.com · +49 30 …
www.kaosmaps.com
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